現役フリーランスが教える目標管理する秘訣

以前の記事ではリモートワークでモチベーションを保つ方法について記載しました。
今回はモチベーションに関連して「目標管理の秘訣」についてまとめます!

目標管理にあたって下記のステップが重要です!

  1. 目的を明確にする
  2. タスクを細切れにしてスケジューリングする
  3. ある程度の幅を持って納期を決める
  4. 進捗状況を可視化し、スケジュールをキープする

以下それぞれについて詳しく見ていきます。

1.目的を明確にする

まず最初に仕事の目的を明確にします。もちろんこの辺は会社や役職によってタスクの粒度はまちまちだと思います。ですが、仕事や作業には必ず目的や達成目標があるはずです。
なので、この目的や達成目標をまず明確にするということが重要です。

単純な作業であれば達成目標が明確だったりするかもしれませんが、複雑な仕事の場合は「なんのためにやっているか」が曖昧になってきます。たとえば、「〇〇の調査をする」というのが目標にあったとき、調査対象調、調べる粒度、まとめ方など様々な要素が絡みます。
このような裁量の幅の多い複雑な仕事の場合、目的を明確にするということが非常に重要です。

  • アウトプットの形式
  • 期日
  • 求められる正確さ
  • アウトプットがどうなっていたら成功でどうなっていたら失敗なのか

などを明確にすると良いです。

中でもアウトプットについて具体的にイメージできていることが重要です。
具体的なイメージがないと「期日ギリギリまで考えた」という理由で納得する状況にもなりかねず、これはプロの仕事とは言えません。
もし「目的を明確」にせず仕事に着手しているなら、着手する前に必ず「なんのためにやるのか」を明確にしましょう。

2.タスクを細切れにしてスケジューリングする

目的や目標を明確にしたら、次には「タスクを細切れにしてスケジューリング」を行いましょう。
複雑なタスクや時間のかかるタスクは週単位、月単位の仕事になります。
「よし、やるぞ!」という意気込みは2~3日、ある程度休憩を挟んでも2週間くらいしか持ちません。
学生時代のテストなどでは2週間もキープできれば十分ですが、仕事においては四半期や年単位で考えなくてはいけない場合もあります。
なので、タスクを細切れにしてスケジューリングしないことには、最後の追い込みだけでは厳しい場合もあります。

さて、タスクを細切れにする際のコツについてまとめておきます。

  • 1~2時間くらいの単位になるべく分ける
  • 難しいタスクと簡単なタスクをある程度分類しておく
  • タスクの依存関係を明確にしておく(Aが終わらなければBには着手できないなど)

モチベーションの記事でも少し触れましたが、大体人間の集中力は1~2時間で切れるようになっています。
そのため、なるべく1~2時間単位で取り組めるようにタスクを分けておくと着手しやすくなると思います。

また、難易度分けをするのは、調子の良いときと悪いときで着手順を変えるためです。調子が良い時に難しいタスクをこなし、調子が悪い時は簡単なタスクをやると効率が良いです。
調子がよくないとできないタスクとしては、「難しいことの理解」や「交渉」などがあるかと思います。逆に調子が悪くてもできるタスクとしては事務作業などがあると思います。

3.ある程度の幅を持って納期を決める

納期を決めるテクニックとして、ある程度の幅を持っておくのが重要です。
個人的には三段階くらいで設定するのが無理ないと思っています。

  • 理想的に進められる場合(-30%)
  • おそらくこのくらいに収まるのでは(基準)
  • 絶対にここは守る(+50%)

報告相手への期待値コントロールとしては、この三段階を提示した上で、「基本的には真ん中に収まる前提で進めます」と伝え、アクシデントがあった場合は下、逆に予期せぬプラスなイベントがあった場合は上で提出します。
絶対にここは守るライン以外は無理してこだわらないというのが良いのではと思います。

4.進捗状況を可視化し、スケジュールをキープする

スケジューリングが終わったら次に進捗状況の可視化を行うと良いです。
1週間で取り返せるのは大体1週間分の遅れだと考えておくと良いと思います。

そのため、スケジュールが2週間くらい遅れていたら、どこかで2週間無理をしなければいけないと漠然と理解しておくと良いのかなと思います。

ここで一番重要なのが、一歩引いた視点で進捗状況を可視化することです。
焦ってしまうと調子を崩す原因にもなったりします。

スケジュールが遅れている場合、取り返そうと考えがちですが、先に納期を伸ばせないかも考えるのが重要だと思います。
納期が単なる目安の際もあるので緊急じゃない場合もあります。
こういった際は無理して取り返そうとせずに、同じペースで進めることを意識すれば十分だと思います。

まとめ

今回は目標管理についてまとめました。
納期については可能な限り無理なく進められるように、幅を持って提示し期待値コントロールを行うというのは意外とやらないものの効果の大きい点かなと思います。
仕事におけるコミュニケーションは難しいですが、少しでもお役に立つ内容でしたら幸いです!!

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